Fondazione Rome Technopole

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La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 12, 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) e descrive le modalità con cui la Fondazione Rome Technopole tratta i dati personali degli utenti che consultano e utilizzano il sito web istituzionale.

1. Il Titolare del trattamento è: Fondazione Rome Technopole, Sede legale: c/o Sapienza Università di Roma, Via Aldo Moro 5, 00185, Roma, Italia Sede operativa: Viale Regina Elena 295, Edificio C, 2° piano, 00161 Roma, Italia C.F.: 96534030588 P.IVA: 17565511007 PEC: rometechnopole@pec.it E-mail: direzionegenerale@rometechnopole.it Telefono: +39 06 4991 1043

2. Responsabile della protezione dei dati. Il Titolare ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati, contattabile ai seguenti recapiti: Tel.: 055.244780 Fax: 055.2009023 E-mail: lucaspazianiavvocato@gmail.com PEC: luca.spaziani@firenze.pecavvocati.it

3. Tipologie di dati trattati. Attraverso il sito possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali.

3.1 Dati di navigazione. I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito possono acquisire, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione Internet.

Rientrano in questa categoria, a titolo esemplificativo: indirizzi IP, nomi a dominio dei dispositivi utilizzati, URI/URL delle risorse richieste, orario della richiesta, metodo utilizzato per sottoporre la richiesta al server, dimensione del file ottenuto in risposta, codice numerico indicante lo stato della risposta del server, dati relativi al browser, al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

3.2 Dati forniti tramite form di contatto. Il sito consente agli utenti di inviare richieste tramite form di contatto. In tale contesto possono essere trattati dati identificativi e di contatto, quali nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, ente o organizzazione di appartenenza, nonché il contenuto del messaggio inviato e ogni ulteriore dato volontariamente comunicato dall’utente.

3.3 Dati trattati per l’iscrizione alla newsletter. In caso di iscrizione alla newsletter, possono essere trattati dati quali indirizzo e-mail, nome, cognome e preferenze eventualmente indicate dall’utente, al fine di inviare comunicazioni informative relative a progetti, eventi, opportunità, bandi, iniziative istituzionali e attività della Fondazione.

3.4 Dati relativi a candidature, bandi e avvisi. In relazione alla sezione “Lavora con noi”, ai bandi, agli avvisi pubblici e alle procedure di selezione o partecipazione, la Fondazione può trattare dati identificativi, di contatto, professionali, curriculari, accademici, amministrativi e ogni altro dato contenuto nella documentazione trasmessa dagli interessati.

Ove strettamente necessario e nei limiti previsti dalla legge, possono essere trattati anche dati appartenenti a categorie particolari di cui all’art. 9 GDPR o dati relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 GDPR, esclusivamente per adempiere a obblighi normativi o per gestire correttamente la procedura.

3.5 Dati trattati per eventi, iniziative, workshop e attività istituzionali. Qualora l’utente partecipi o chieda di partecipare a eventi, convegni, workshop, attività formative, informative o istituzionali promosse dalla Fondazione, possono essere trattati dati identificativi, dati di contatto, ente di appartenenza, ruolo professionale, preferenze organizzative, eventuali informazioni necessarie alla gestione logistica dell’evento e, ove previsto, immagini, registrazioni audio-video o materiali fotografici.

In caso di riprese audio-video o fotografiche, sarà fornita, ove necessario, specifica informativa.

3.6 Dati raccolti tramite strumenti di analisi, contenuti incorporati e servizi di terze parti. Il sito può integrare strumenti di analisi statistica, servizi di gestione dei cookie, contenuti incorporati, mappe, video, dashboard, componenti social o altri servizi forniti da terze parti.

In particolare, alcune sezioni del sito possono integrare strumenti di visualizzazione dati, come dashboard o contenuti Power BI. Tali strumenti possono comportare il trattamento di dati tecnici o di navigazione da parte dei relativi fornitori, secondo le rispettive informative privacy.

3.7 Cookie e altri strumenti di tracciamento. Il sito può utilizzare cookie tecnici, necessari al funzionamento del sito, e, previo consenso dell’utente ove richiesto, cookie analytics, funzionali, di profilazione o altri strumenti di tracciamento.

Per maggiori informazioni si rinvia alla Cookie Policy del sito, che dovrà indicare in modo aggiornato: tipologia dei cookie, finalità, durata, prima o terza parte, soggetti terzi coinvolti, link alle rispettive informative e modalità di gestione o revoca del consenso.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento. I dati personali sono trattati per le seguenti finalità.

4.1 Navigazione e funzionamento tecnico del sito. I dati di navigazione sono trattati per consentire la consultazione del sito, garantirne il funzionamento, assicurare la sicurezza dei sistemi, prevenire abusi, frodi, accessi non autorizzati o attività dannose.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR; adempimento di obblighi di legge, ove applicabile, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.

4.2 Riscontro a richieste inviate tramite form o e-mail. I dati forniti tramite form di contatto o e-mail sono trattati per rispondere alle richieste dell’utente, fornire informazioni, gestire comunicazioni istituzionali, amministrative, organizzative o precontrattuali.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali richieste dall’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; legittimo interesse del Titolare a gestire correttamente le comunicazioni ricevute, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR; adempimento di obblighi di legge, ove applicabile.

4.3 Invio della newsletter. I dati conferiti per l’iscrizione alla newsletter sono trattati per inviare aggiornamenti su progetti, eventi, bandi, iniziative, attività e opportunità promosse dalla Fondazione.

Base giuridica: consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.

L’utente può revocare il consenso in qualsiasi momento utilizzando il link di disiscrizione presente nelle comunicazioni ricevute o scrivendo ai recapiti del Titolare o del DPO.

4.4 Gestione di candidature, bandi, avvisi e procedure di selezione. I dati trasmessi nell’ambito di candidature, bandi, avvisi, manifestazioni di interesse o procedure analoghe sono trattati per gestire la procedura, verificare i requisiti, effettuare valutazioni, formare graduatorie, comunicare esiti, adempiere a obblighi normativi, contabili, amministrativi e di trasparenza.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali, art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; adempimento di obblighi di legge, art. 6, par. 1, lett. c) GDPR; esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri, ove applicabile, art. 6, par. 1, lett. e) GDPR; accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria, ove necessario.

Per eventuali categorie particolari di dati, il trattamento potrà fondarsi sull’art. 9, par. 2, lett. b), f) o g) GDPR, secondo i casi e nei limiti previsti dalla normativa applicabile.

4.5 Gestione di eventi, iniziative, workshop e attività istituzionali. I dati sono trattati per organizzare e gestire eventi, incontri, workshop, attività formative, informative e istituzionali, inviare comunicazioni organizzative, gestire registrazioni, presenze, attestazioni e adempimenti correlati.

Base giuridica: esecuzione di misure richieste dall’interessato, art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; legittimo interesse del Titolare alla gestione delle proprie attività istituzionali, art. 6, par. 1, lett. f) GDPR; consenso dell’interessato, ove richiesto, ad esempio per specifiche finalità promozionali o per l’utilizzo di immagini non meramente contestuali.

4.6 Adempimento di obblighi di legge, trasparenza e rendicontazione. La Fondazione può trattare dati personali per adempiere a obblighi normativi, regolamentari, amministrativi, contabili, fiscali, di rendicontazione, archiviazione, pubblicità legale, trasparenza e controllo, anche in relazione a progetti finanziati da fondi pubblici, europei o PNRR.

Base giuridica: adempimento di obblighi di legge, art. 6, par. 1, lett. c) GDPR; esecuzione di un compito di interesse pubblico, ove applicabile, art. 6, par. 1, lett. e) GDPR.

4.7 Sicurezza, tutela dei diritti e prevenzione di abusi. I dati possono essere trattati per prevenire, accertare o reprimere attività illecite, abusi, accessi non autorizzati, incidenti di sicurezza o per tutelare i diritti e gli interessi del Titolare, anche in sede stragiudiziale o giudiziale.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare, art. 6, par. 1, lett. f) GDPR; accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.

5. Natura del conferimento dei dati. Il conferimento dei dati di navigazione è necessario per consultare il sito.

Il conferimento dei dati richiesti nei form di contatto, iscrizione alla newsletter, partecipazione a eventi, candidature o bandi può essere necessario per dare seguito alla richiesta dell’utente o per consentire la partecipazione alla relativa procedura.

Il mancato conferimento dei dati necessari può comportare l’impossibilità di fornire il servizio richiesto, rispondere alla comunicazione, completare l’iscrizione alla newsletter, partecipare a eventi o procedure di selezione.

Il conferimento dei dati basato sul consenso è facoltativo e l’eventuale rifiuto non pregiudica l’utilizzo delle altre funzionalità del sito.

6. Modalità del trattamento. Il trattamento è effettuato con strumenti informatici, telematici e, ove necessario, cartacei, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione, divulgazione, modifica o trattamento illecito.

7. Destinatari dei dati personali. I dati personali possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, alle seguenti categorie di soggetti:

  • personale, collaboratori e organi della Fondazione autorizzati al trattamento;
  • fornitori di servizi IT, hosting, manutenzione, sicurezza informatica, gestione del sito e infrastrutture digitali;
  • fornitori di servizi di newsletter, comunicazione, gestione eventi, CRM o piattaforme analoghe, ove utilizzati;
  • fornitori di servizi di cookie management, analytics, dashboard, contenuti incorporati e strumenti digitali;
  • consulenti legali, fiscali, amministrativi, contabili, del lavoro e altri professionisti;
  • enti pubblici, autorità amministrative, organismi di controllo, soggetti finanziatori, autorità giudiziarie o di vigilanza, nei casi previsti dalla legge;
  • partner istituzionali, università, centri di ricerca, enti pubblici o privati coinvolti in progetti, bandi, iniziative o procedure, nei limiti necessari alla gestione delle attività.

I soggetti che trattano dati personali per conto del Titolare sono nominati, ove necessario, Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

8. Trasferimenti di dati verso Paesi terzi. I dati personali sono trattati prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo.

Qualora, anche tramite fornitori tecnologici o servizi di terze parti, si rendesse necessario trasferire dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, il trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e ss. GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza della Commissione europea, clausole contrattuali standard, misure supplementari o altre garanzie previste dalla normativa applicabile.

9. Periodi di conservazione. I dati personali sono conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per cui sono raccolti e, successivamente, per il periodo eventualmente richiesto da obblighi di legge o per la tutela dei diritti del Titolare.

In particolare:

  • dati di navigazione e log tecnici: per il tempo strettamente necessario al funzionamento e alla sicurezza del sito, salvo ulteriore conservazione in caso di necessità di accertamento di illeciti o incidenti di sicurezza;
  • dati inviati tramite form di contatto o e-mail: per il tempo necessario a gestire la richiesta e, di norma, non oltre 24 mesi dalla chiusura della comunicazione, salvo obblighi o esigenze ulteriori;
  • dati relativi alla newsletter: fino alla revoca del consenso o alla disiscrizione dell’utente;
  • dati relativi a eventi e iniziative: per il tempo necessario alla gestione dell’evento e agli adempimenti amministrativi correlati;
  • dati relativi a candidature, bandi e procedure di selezione: per il periodo previsto dalla normativa applicabile, dagli obblighi di archiviazione, rendicontazione, trasparenza e tutela dei diritti;
  • dati trattati per obblighi contabili, amministrativi, fiscali o di rendicontazione: per i termini previsti dalla legge;
  • dati necessari alla tutela dei diritti del Titolare: per il tempo corrispondente ai termini di prescrizione applicabili.

I criteri e i tempi di conservazione potranno essere specificati in informative dedicate per singole procedure, eventi, bandi o servizi.

10. Cookie e strumenti di tracciamento. Il sito utilizza cookie e tecnologie analoghe.

I cookie tecnici sono necessari al corretto funzionamento del sito e non richiedono il consenso dell’utente, fermo restando l’obbligo di informativa.

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La Cookie Policy deve essere mantenuta costantemente aggiornata e deve indicare, in modo chiaro e analitico, i cookie e gli strumenti utilizzati, la relativa durata, le finalità, i soggetti terzi coinvolti e i link alle rispettive informative.

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Il Titolare invita gli utenti a consultare le informative privacy dei soggetti terzi prima di interagire con tali servizi.

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15. Diritti degli interessati. Gli interessati possono esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

  • diritto di accesso ai dati personali;
  • diritto di rettifica dei dati inesatti o integrazione dei dati incompleti;
  • diritto alla cancellazione dei dati;
  • diritto alla limitazione del trattamento;
  • diritto di opposizione al trattamento;
  • diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
  • diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca;
  • diritto di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, nei casi previsti dal GDPR.

Le richieste possono essere inviate al Titolare o al DPO utilizzando i recapiti indicati nella presente informativa.

16. Reclamo all’Autorità di controllo. L’interessato che ritenga che il trattamento dei dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell’Autorità, oppure di adire le competenti sedi giudiziarie.

17. Modifiche alla presente informativa. Il Titolare si riserva di modificare o aggiornare la presente informativa in qualsiasi momento, anche in ragione di modifiche normative, organizzative o tecniche.

La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito con indicazione della data di ultimo aggiornamento.